Kuvaus
Hämeenkyrön kunta on tiedonhallintalaissa (906/2019) tarkoitettu tiedonhallintayksikkö. Tiedonhallintayksikön on julkisuusperiaatteen toteuttamista varten ylläpidettävä kuvausta tietovarannoistaan asiakirjajulkisuuden toteuttamiseksi. Asiakirjajulkisuuskuvauksen tarkoituksena on antaa yleiskuvaus siitä, miten Hämeenkyrön kunnan asiarekisteri sekä palvelujen tiedonhallinta ovat jäsentyneet. Asiakirjajulkisuuskuvauksen avulla kerrotaan myös missä laajuudessa kunta käsittelee tietoja tuottaessaan palveluita tai käsitellessään asioita. Asiakirjajulkisuuskuvaus palvelee myös hallinnon avoimuutta, sillä kaikilla on mahdollisuus saada tieto siitä, mitä tietovarantoja kunnalla on.
Tiedonhallintalaissa (906/2019) on säädetty tiedonhallintayksikön velvollisuudeksi laatia ja ylläpitää tiedonhallintamallia. Tiedonhallintamalli on kuvaus tiedonhallintayksikössä toimivien viranomaisten tehtävien hoidossa toteutettavasta tiedonhallinnasta. Tiedonhallintamalli laaditaan ja sitä ylläpidetään palvelujen, asiankäsittelyn ja tietoaineistojen hallinnan suunnittelemiseksi ja toteuttamiseksi, tiedonsaantia koskevien oikeuksien ja rajoitusten toteuttamiseksi, moninkertaisten tietojen keruun vähentämiseksi, tietojärjestelmien ja tietovarantojen tietoturvallisuuden ylläpitämiseksi. Lisäksi tiedonhallintamalli auttaa viranomaisia hallitsemaan jatkuvasti lisääntyvää tietomäärää. Se auttaa hahmottamaan ja hallitsemaan tiedon elinkaarta sekä siten tunnistamaan ja hallitsemaan myös uusien digitaalisten palvelujen käyttämiseen liittyviä riskejä.
Hämeenkyrön kunnanhallitus on hyväksynyt tiedonhallintalain vaatimat tiedonhallintamallin ja asiakirjajulkisuuskuvauksen kokouksessaan 28.6.2021. Päätöksen mukaan tiedonhallintamalli ja asiakirjajulkisuuskuvaus on tuotava kunnanhallitukselle tiedoksi vähintään kerran vuodessa.
Tiedonhallintamallia ja asiakirjajulkisuuskuvausta on päivitetty syksyn 2026 aikana. Päivitykset koskevat mm. tietovarantoja ja tietojärjestelmiä. Lisäksi niissä on huomioitu jo uuden arkistointilain (529/2026) käsitteistöä.