Kuvaus
Valtuutettu Kati Lahtinen sekä 5 muuta valtuutettua ovat jättäneet seuraan sisältöisen valtuustoaloitteen valtuuston kokouksessa 15.12.2025:
"Hämeenkyrön kunnan arkiston turvaaminen
Me allekirjoittaneet valtuutetut olemme huolissamme Hämeenkyrön kunnan arkiston tilanteesta. Joulukuun alun talousarvioseminaarissa kuulimme, että vanhan kunnantalon alakerrassa sijaitsevassa päätearkistossa on tapahtunut vesivahinko ja siellä esiintyy myös paperitoukkia. Lisäksi henkilöstö ei voi mennä sinne enää edes käytettävissä olevilla suojavarusteilla. Olemme saaneet lyhyen tilannekatsauksen myös hallintosuunnittelijalta.
Arkiston huono tilanne on jatkunut jo pidempään eikä esimerkiksi kaikkien arkistotietojen saatavuus ole ollut kohtuullisen työn tai kustannusten mukaista. Myös arkiston digitointi on keskeytetty. Erityisesti olemme huolissamme vanhan, kulttuurihistoriallisen aineiston puolesta. Kyse on arkistolain mukaisen tiedon säilymisen turvaamisesta sekä sen saatavuudesta muun muassa tutkijoiden käyttöön.
Teemme aloitteen, että kunta huolehtii ensi tilassa siitä, että arkistomateriaali säilyy ja on käytettävissä arkistolain edellyttämällä tavalla.
Hämeenkyrössä 15.12.2025
Kati Lahtinen (vihr.)"
Aloitevastauksen valmistelu
Hallitus päätti 19.1.2026 valtuuston päätösten toimeenpanon yhteydessä lähettää aloitteen valmisteluun hallintopalveluille ja elinympäristöpalveluille. Aloite tulee elinympäristölautakunnan kautta hallitukselle ja siitä edelleen valtuustolle. Määräaika aloitteen tuomiseksi valtuustokäsittelyyn on kesäkuun valtuusto.
Valmisteluryhmä
Valtuustoaloitevastauksen laatimiseen ovat osallistuneet hallintosuunnittelija Aino Kuusela, tilapalvelupäällikkö Harri Jääskeläinen sekä talous- ja hallintojohtaja Tiina Paloranta.
Tausta
Kunnan arkistointia ja tiedonhallintaa ohjaavat Arkistolaki (831/1994), Laki julkisen hallinnon tiedonhallinnasta (906/2019) ja Kansallisarkiston antamat kaikkia kuntia koskevat määräykset ja seulontapäätökset. Lisäksi kunnan arkistointiin ja tiedonhallintaan vaikuttavat Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/199), Kuntalaki (410/2015), Euroopan Yleinen tietosuoja-asetus (2016/679) ja kansallinen Tietosuojalaki (1050/2018). Arkistolaissa säädetään arkistotoimen järjestämisestä sekä kuntien toiminnassa syntyvien arkistoitavien (ns. pysyvästi säilytettävien) ja määräajan säilytettävien asiakirjojen säilyttämisestä. Tiedonhallintalaissa säädetään tiedonhallinnan järjestämisestä. Tiedonhallinnalla tarkoitetaan tietoprosessien järjestämistä siten, että tietojen saatavuus, löydettävyys ja hyödynnettävyys varmistetaan tiedon koko elinkaaren ajan. Arkistointi on siten yksi tiedonhallinnan osa-alueista. Arkistolaki (831/1994) tulee uudistumaan vuoden 2026 aikana ja uudessa laissa tullaan painottamaan yhä enenevissä määrin digitaalista arkistointia.
Kunnan tiedonhallintaa ja arkistointia ohjaa tiedonohjaussuunnitelma, joka sisältää kunnan tehtäväluokituksen, prosessikuvaukset, asiakirjatyypit ja tietoaineistot, säilytysajat, säilytysperusteet ja muut tarkemmat metatiedot. Tiedonohjaussuunnitelma on korvannut kunnan aiemmin käytössä olleen arkistonmuodostussuunnitelman, jolla arkistointia ennen ohjattiin.
Kunnan toiminnassa syntyy asiakirjoja, jotka ovat asiakirjan tyypistä riippuen joko arkistoitavia (ns. pysyvästi säilytettäviä) tai määräajan säilytettäviä. Arkistoitavat asiakirjat ovat asiakirjoja, joita kunta ei saa hävittää ja jotka säilytetään ikuisesti. Arkistolaitos (nykyään Kansallisarkisto) määrää Arkistolain 8 § 3 momentin mukaisesti siitä, mitkä asiakirjat tai asiakirjoihin sisältyvät tiedot säilytetään pysyvästi. Tätä Kansallisarkisto tekee antamillaan valtakunnallisilla määräyksillä ja seulontapäätöksillään. Määräajan säilytettävällä asiakirjalla tarkoitetaan puolestaan asiakirjaa, joka säilytetään ennalta määritetyn ajan verran. Säilytysajan päätyttyä asiakirja hävitetään. Monet voimassa olevat lait, kuten kirjanpitolaki, määrittelevät asiakirjat määräajan säilytettäviksi. Niille asiakirjoille, joille ei ole olemassa lakisääteistä säilytysaikaa, kunta määrittelee säilytysajan itse. Kunta ottaa kuitenkin määräaikojen suunnitellussa huomioon Tiedonhallintalautakunnan suositukset tietoaineistojen säilytysajoista.
Asiakirjoja syntyy nykyään pääsääntöisesti digitaalisessa muodossa. Digitaalisessa muodossa syntyneet aineistot säilytetään ja arkistoidaan ensisijaisesti digitaalisina. Tietyt asiakirjakokonaisuudet, kuten toimielinten pöytäkirjat, säilytetään kuitenkin vielä paperisessa muodossa.
Sähköiset arkistojärjestelmät
Hämeenkyrön kunnalla on käytössä erilaisia sähköisiä arkistojärjestelmiä palvelualueillaan. Hallintopalveluissa asianhallinnan ja päätöksenteon sähköisenä ympäristönä toimii CaseM-asianhallintajärjestelmä, johon on mahdollista hankkia myös sähköinen pysyväisarkisto-ominaisuus. Kunnalla ei ole vielä tällä hetkellä kyseistä ohjelman lisäominaisuutta käytössä, mutta lähivuosien suunnitelmissa on hankkia kyseinen ominaisuus. CaseM:ssa oleva asiakirja-aineisto on ohjelmassa sähköisessä muodossa ja odottaa pysyvän säilytyksen ratkaisua. Laskentapalveluilla on käytössään Visman sähköinen arkisto Archive. Archiveen viedään laskentapalveluiden syntyvä kirjanpidon asiakirjamateriaali. Näiden edellä mainittujen lisäksi hallintopalveluilla on käytössään Canonin Therefore-järjestelmä, jossa säilytetään henkilöstöhallinnon ja päätearkiston digitoituja asiakirja-aineistoja.
Elinympäristöpalvelut käyttävät toiminnassaan hallintopalveluiden tavoin CaseM-asianhallintajärjestelmää. Lisäksi rakennusvalvonnalla on käytössään sähköinen Lupapiste.fi-asiointipalvelu, jossa kunnan rakennusvalvonnan lupa- ja poikkeuslupa-asiakirjat säilytetään sähköisessä muodossa. Sivistyspalveluissa on puolestaan käytössä varhaiskasvatuksen puolella eVaka-järjestestelmä, joka ei kuitenkaan omaa varsinaista arkisto-ominaisuutta, jonne arkistoitavat ja pitkän määräajan sisältävät varhaiskasvatuksen asiakirjat voitaisiin erikseen viedä.
Arkistotilat
Hämeenkyrön kunnan arkistotilakokonaisuus koostuu kunnan tiloissa olevista käsiarkistoista, lähiarkistoista ja päätearkistosta. Käsiarkistoilla tarkoitetaan työntekijöiden ja viranhaltijoiden tai työyksikön välittömässä läheisyydessä olevia arkistotiloja. Käsiarkistoissa säilytetään asiakirjoja, joita työntekijät ja viranhaltijat tarvitsevat aktiivisesti työssään. Lähiarkistoilla tarkoitetaan puolestaan toimintayksikön yhteistä arkistotilaa. Työntekijät ja viranhaltijat siirtävät käsiarkistosta lähiarkistoon kunnan toiminnassa syntyneitä asiakirjoja palvelualueen arkistovastaavan avustuksella. Lähiarkistoissa säilytetään asiakirjoja, joita ei tarvita enää aktiivisesti kunnan työntekijöiden ja viranhaltijoiden työtehtävissä. Lähiarkistoja on esimerkiksi kunnan kouluilla ja päiväkodeilla sekä palvelualueiden hallinnon tiloissa. Kunnan päätearkisto sijaitsee vanhan kunnanviraston alakerrassa osoitteessa Härkikuja 7. Päätearkisto toimii kunnan keskitettynä arkistotilana, jossa pitkäaikaisesti säilytettävät ja arkistoitavat asiakirjat säilytetään. Asiakirjahallinnosta vastaava viranhaltija huolehtii yhdessä palvelualueiden kanssa lähiarkistoista tulevien asiakirjakokonaisuuksien siirrosta päätearkistoon. Päätearkistoon siirrettävä asiakirja-aineisto tulee olla ennen siirtoa seulottu palvelualueen toimesta. Edellä mainittujen arkistotilojen lisäksi asiakirja-aineistoa on hallintopalveluiden aikaisemmin käyttämässä hallintotalossa.
Kunnanvirasto on laitettu käyttökieltoon vuonna 2017 ja siten päätearkistoon ei ole viety asiakirja-aineistoa vuoden 2017 jälkeen. Tämän vuoksi palvelualueilla on arkistoitu ja säilytetty vuoden 2017 jälkeen syntyneitä arkistoitavia asiakirja-aineistoja omissa lähiarkistotiloissa.
Liitteenä on tilapalvelupäällikön kuvaus tämän hetken arkistotiloista.
Digitointi
Julkisen hallinnon tiedonhallintalaista annetun lain (906/2019) 19 §):n mukaan muussa kuin sähköisessä muodossa viranomaiselle saapuva asiakirja on muutettava sähköiseen muotoon, jos asiakirja on säädetty arkistoitavaksi taikka lailla tai lain nojalla arkistoitavaksi. Tiedonhallintalaki on tältä osin tullut sovellettavaksi 1.1.2022 alkaen ja sen perusteella asiakirjat, jotka ovat muodostuneet 1.1.2022 alkaen, arkistoidaan yksinomaan sähköisessä muodossa.
Arkistoitavien asiakirjojen (ns. pysyvästi säilytettävien asiakirjojen) digitoinnista on annettu Kansallisarkiston toimesta useita ohjeita ja määräyksiä, joita arkistoyksikön tulee noudattaa. Toimijalle jo muodostuneiden analogisten arkistollisten kokonaisuuksien takautuvaan digitointiin sovelletaan Kansallisarkiston ohjetta Arkistoitavien asiakirjojen digitointia koskevat vaatimukset ja ohjeet, joka on julkaistu vuonna 2024. Arkistoyksikön toiminnassa syntyvien asiakirjojen sähköiseen muotoon muuttamisessa ohjeistetaan Kansallisarkiston vuonna 2025 julkaisemassa ohjeessa nimeltä Arkistoitavien asiakirjojen muuttaminen sähköiseen muotoon.
Hämeenkyrön kunta oli vuonna 2024 mukana yhdessä Kangasalan, Nokian, Oriveden ja Ylöjärven kaupunkien ja Lempäälän, Pirkkalan ja Vesilahden kuntien kanssa tehdyssä kuntien päätearkistojen digitointipalveluiden kilpailutuksessa (HLP119). Kuntien Hankintapalvelut KuHa Oy järjesti tarjouskilpailun digitointipalveluista tilaajille 36 kuukauden sopimuskaudeksi sekä toistaiseksi voimassa olevaksi optiokaudeksi. Kilpailutuksen tulos oli se, digitointipalvelut hankittiin edellä mainituille kunnille tarjouskilpailun perusteella parhaiten menestyneeltä tarjoajalta Punamusta Oy:ltä. Sopimuskausi on voimassa 1.6.2024 – 31.5.2026, jonka jälkeen optiona on, että sopimusta voidaan jatkaa toistaiseksi voimassa olevalla optiolla.
Kansallisarkisto tarjoaa arkistoyksiköille, kuten valtionhallinnon ja muun julkishallinnon organisaatioille, tarkoitettua pitkäaikaissäilyttämisen sähköistä arkistointipalvelua. Palvelun idea on se, että arkistoyksiköt kuten kunnat voivat siirtää seulontapäätöksen perusteella määriteltyjä arkistoitavia digitaaliseen muotoon muutettuja asiakirja-aineistoja Kansallisarkiston sähköiseen arkistointipalveluun. Kun digitaalisessa muodossa oleva aineisto on siirretty onnistuneesti Kansallisarkiston sähköiseen arkistoinnin palveluun, on se haettavissa arkistoyksiköille ASTIA-verkkopalvelusta. Palvelun tarkoitus on auttaa ja helpottaa julkishallinnon organisaatiota sähköiseen arkistointiin siirtymisessä. Digitaalisten aineistojen siirtäminen ja palvelun käyttö on arkistoyksikölle toistaiseksi maksutonta.
Kansallisarkisto järjestää sähköisen arkistoinnin palveluun liittyvää SAPA-osaaja-koulutusta, jonka tarkoituksena on opastaa arkistoyksiköitä digitoitujen aineistojen siirroissa Kansallisarkistoon. Koulutus on tarkoitettu erityisesti sellaisille julkishallinnon organisaatioille, jotka ovat siirtämässä digitoitua aineistoa ensimmäistä kertaa Kansallisarkistoon. Hämeenkyrön kunta on ilmoittautunut ja päässyt mukaan SAPA-osaaja-koulutukseen keväällä 2026.
Hämeenkyrön kunta jatkaa päätearkiston analogisten asiakirja-aineistojen digitointia, osallistuu Kansallisarkiston SAPA-osaaja-koulutukseen ja selvittää yhdessä Kansallisarkiston kanssa digitoitujen arkistoitavien asiakirja-aineistojen siirtämistä Kansallisarkiston sähköisen arkistoinnin ASTIA-verkkopalveluun. Hämeenkyrön kunta jatkaa myös toiminnassaan syntyvien asiakirjojen sähköiseen muotoon muuttamista.
Kulttuurihistoriallisesti arvokas asiakirja-aineisto
Kulttuurihistoriallisesti arvokas asiakirja-aineisto on aineistoa, jolla on historiallisesti, yhteiskunnallisesti tai kulttuurillisesti erityistä merkityksellistä yksilölle tai yhteisölle. Kulttuurihistoriallisesti arvokas asiakirja-aineisto kuvaa esimerkiksi kunnan toimintaa, kehitystä, päätöksiä ja ihmisiä ainutlaatuisella tavalla. Kunnassa kulttuurihistoriallisesti arvokasta asiakirja-aineistoa voivat olla esimerkiksi asiakirjat historiallisista rakennuksista, vanhat käsin kirjoitetut päätöspöytäkirjat tai vanha valokuva-aineisto.
Analogisen asiakirjan kulttuurihistoriallinen arvo muodostuu asiakirjan aineellisista ja/tai aineettomista ominaisuuksista. Asiakirja voidaan määritellä kulttuurihistoriallisesti arvokkaaksi esimerkiksi asiakirjan kunnon, iän, sen sisältämän informaation, tallennusformaatin, esteettisyyden, rahallisen arvon, materiaalisten lisäominaisuuksien, harvinaisuuden, hyödynnettävyyden ja tunnearvon perusteella. Paperimuodossa oleva asiakirja voi olla kulttuurihistoriallisesti arvokas, jos se on esim. laadittu erityiselle paperilaadulle tai sisältää erityisiä sinettejä tai postimerkkejä. Asiakirja voi olla kulttuurihistoriallisesti arvokas myös silloin, kun sillä on erityistä merkitystä yksilölle tai yhteisölle.
Jotta asiakirja voidaan katsoa kulttuurihistoriallisesti arvokkaaksi, tulee edellä mainituista kriteereistä täyttyä asiakirjan kunnon (pakollinen kriteeri) lisäksi toinen kriteeri. Kulttuurihistoriallisesti arvokkaat aineistot arkistoidaan lähtökohtaisesti sekä alkuperäisessä muodossaan paperisena eli analogisena että digitaalisessa muodossa, jos asiakirjan kunto sen mahdollistaa. Poikkeuksen tähän voi kuitenkin muodostaa esim. homevaurioituneet tai muuten merkittävästi arkistointikelvottomaksi muodostuneet aineistot.
Arkistolain (831/1994) piirissä olevat toimijat, kuten kunnat, arvioivat hallussaan olevien asiakirja-aineistojen kulttuurihistoriallisen arvon itse. Arvioinnin tulee perustua Kansallisarkiston määrittämiin arviointikriteereihin ja arviointi koskee vain jo arkistoitavaksi määrättyjä asiakirjoja. Kunnan tulee arvioinnin tehtyään säilyttää ja arkistoida arvioinnista muodostuva arviointi- ja dokumentaatioasiakirja pysyvästi.
Hämeenkyrön kunnan päätearkisto sisältää edellä mainittuja kulttuurihistoriallisesti arvokkaita asiakirja-aineistoja. Näitä ovat esimerkiksi vanhat kunnallislautakunnan käsin kirjoitetut päätöspöytäkirjat vuodesta 1848 lähtien. Kulttuurihistoriallisten aineistojen määrää päätearkistossa on vaikeaa arvioida, sillä jokainen asiakirjakokonaisuuden arvo tulee arvioida erikseen Kansallisarkiston kriteerien mukaan. Kulttuurihistoriallista arviointia tullaan tekemään samanaikaisesti päätearkiston asiakirjojen digitaaliseen muotoon muuttamisen yhteydessä.
Määrärahat
Talousarvioon 2026 on hallintopalveluille varattu 300 000 euron määräraha arkiston digitointiin. Määrärahaa ei ehditä kuluttamaan kokonaan tänä vuonna, koska on odotettu Kansallisarkiston SAPA-projektin alkamista, jotta asiakirjojen digitointi voidaan tehdä tavalla, joka sopii Kansallisarkiston sähköiseen arkistopalveluun. Työ on tarkoitus aloittaa vanhoista kunnanhallituksen ja kunnanvaltuuston pöytäkirjoista. Työssä päästään alkuun syksyllä 2026.
Arkistotilan rakentamiseen tai kunnostamiseen ei ole varattu erillisiä määrärahoja. Arkiston paikka ratkeaa kunnan hallinnon tilojen suunnittelun edistyessä. Ratkaisuna on joko rakentaa uutta arkistotilaa tai korjata joku nykyinen tila asianmukaiseksi ja turvalliseksi arkistotilaksi.
Pykälän liitteenä on riskiarvio päätearkistosta.
Päätöksen peruste hallintosääntö § 91