Sivistyslautakunta, kokous 26.4.2023

Kuvaus

Hämeenkyrön kunnassa on tällä hetkellä varhaiskasvatuksen tietojärjestelmänä Tietoevryn toimittama Effica ja Abilitan toimittama Päikky-järjestelmä. Effica -järjestelmän tuki on loppumassa Tietoevryn uuden Edlevo -järjestelmän myötä. Edlevo -järjestelmässä Päikky-rajapintaa ei tällä hetkellä ole, eikä ole tiedossa, että sellaista olisi tulossa.

Varhaiskasvatuksen tietojärjestelmän uudistaminen on nyt ajankohtaista. Vaihtoehtoina kaupallisista ratkaisuista ovat Tieran kilpailuttama Vesseli-järjestelmä tai järjestää kilpailutus markkinoilla oleville järjestelmätoimittajille. Kaupallisten järjestelmien haasteena on koettu olevan kehitystyön toimittajalähtöisyys, käyttötuen ongelmat sekä vanhat ohjelmat. Vaihtoehtona kaupallisille järjestelmätoimittajille on ei-kaupallinen, itse hallinnoitava eVaka -järjestelmä.

eVaka-järjestelmä on varhaiskasvatuksen ja esiopetuksen tietojärjestelmä. eVaka on Espoon kehittämä avoimen lähdekoodin järjestelmä, jonka Espoo on kehittänyt osittaisella valtiovarainministeriön rahoituksella vuosina 2018–2021. eVaka on otettu käyttöön Tampereen varhaiskasvatuksessa keväällä 2022 ja esiopetuksessa käyttöönotto tapahtuu vuoden 2023 aikana. Vuoden 2022 alusta eVaka -järjestelmää kehitetään neljän suuren kaupungin (Espoo, Tampere, Turku ja Oulu) välisenä yhteistyönä. Kehitystyöhön on tähän asti investoitu noin 10 miljoonaa euroa. Kehyskunnat ovat kiinnostuneita eVakan käyttöönotosta yhteistyössä Tampereen kanssa, jolloin saataisiin synergiaetuja koko Tampereen seudulla.

Missä tavoitellaan synergiahyötyjä?

·       Tuoteomistajuus, pääkäyttäjät ja järjestelmätuki on mahdollista keskittää kehyskuntien osalta

·       Mahdollista harmonisoida seudun varhaiskasvatuksen käytänteet, eli maksuttomuudet, palveluntarpeet ja muut toiminnallisuudet, jotka voidaan yhtenäistää.

·       Työvoiman helpompi liikkuvuus seudulla, kun käytänteet ja työvälineet samat

·       Tietojärjestelmän ylläpito ja edut kehityskustannuksissa

eVaka-esiselvitys

Alkusyksystä 2022 varhaiskasvatuksen seudullinen työryhmä päätti aloittaa esiselvityksen eVakan mahdollisesta käyttöönotosta kehyskunnissa. Konsultin ohjaamaan esiselvitysryhmään valittiin edustajia varhaiskasvatuksesta ja tietohallinnosta. 14.12.2022 varhaiskasvatuksen työryhmän kokouksessa esiteltiin esiselvitys ja ryhmä päätti, että kehyskuntien esiselvitys eVaka-järjestelmän osalta tuodaan tammikuussa 2023 sivistyspalvelujen työryhmään tiedoksi. Esiselvityksen loppuraportin keskeiset johtopäätökset ovat:

1. Esiselvityksen perusteella eVaka-järjestelmä on kehyskunnille kokonaistaloudellisesti edullisempi vaihtoehto kuin nykyinen järjestelmä.

2. Nykyisen vaka-järjestelmän toiminnallisuudet voidaan korvata eVaka-järjestelmällä (joko omaa toimintaa muuttamalla tai järjestelmän avulla).

3. Toiminnallisessa testauksessa ei löytynyt merkittäviä esteitä järjestelmän käyttöönottamiselle (hoitoaikaperustaisen laskutuksen automaatio vaatii kehitystyötä eVaka -toiminnallisuuksien osalta).

4. Muun muassa laskutukseen liittyviä tekijöitä on halu ja tahto harmonisoida. Asiakaslaskutus järkevin toteuttaa kuntakohtaisesti omaan laskutusjärjestelmään.

5. Usean kunnan (vrt. kehyskunnat) yhteinen järjestelmän käyttöönotto (implementaatio) ei ole tällä hetkellä mahdollista. Tampereen pilvi-infrastruktuurin päälle on kuitenkin mahdollista rakentaa kuntakohtaiset ympäristöt (instanssit).

Vaihtoehtoiset järjestelmät ja niiden kustannus

Kehyskuntien tämänhetkinen vaka-järjestelmäkustannus on yhteensä noin 420 000 euroa vuodessa. Nykyiseen järjestelmäänkin on toteutettava vähintäänkin merkittävä versionvaihdos lähitulevaisuudessa. Hankintalain mukaan tätä versionvaihdosta ei ole mahdollista toteuttaa ilman järjestelmän kilpailutusta. Tällöin lisäkustannuksia syntyy vähintäänkin hankintaprojektin toteuttamisesta sekä käyttöönottoprojektista.

Arvioitu kustannus eVaka käyttöönottoprojektin osalta kehyskunnissa on esiselvityksen mukaan yhteensä 500 000 euroa. Arvioitu kustannus Pilvi-infrastruktuurista ja työkaluista sekä instanssien ylläpidosta käyttöönoton jälkeen kehyskunnissa on yhteensä 280 000 euroa/vuosi. Kuntakohtainen kustannusten osuus määräytyy kunnan koon ja lapsimäärän mukaan.

eVaka vaihtoehdon ”takaisinmaksuaika” kehyskunnissa, verrattuna siihen, että jatketaan nykyjärjestelmällä tekemättä mitään muutoksia, on noin 3,5 vuotta.

Kustannuslaskelmat on tässä vaiheessa laadittu perustuen esiselvityksessä kuvattuihin teknisiin valintoihin. Arviot kustannuksista ovat tässä vaiheessa karkeita ja tarkentuvat toteutuksen yhteydessä.

Suositus etenemisestä kehyskunnissa

Esiselvityksen laatinut ryhmä esittí 12/2022, että kehyskunnat käynnistävät käyttöönottoprojektin suunnitelman laatimisen. Hankinta ja sopimusasioita tulee selvittää yhdessä Tampereen kanssa. Tampereen nykyinen hankintasopimus on päättymässä vuoden 2023 lopussa, näin ollen käyttöönottoprojekti olisi käynnistettävä kehyskunnissa mahdollisimman pian. Projektisuunnitelma on tehty ja sopimusasiat ovat selkeytymässä helmikuun 2023 aikana.

Työryhmän yksimielinen näkemys on, että eVaka on kehyskunnille kokonaistaloudellisesti edullisin vaihtoehto. Tämän osalta on huomioitava, että esiselvityksessä esitetyt kustannuselementit ovat tämän hetken parhaita arvioita, ilman sitoumuksia.

Kehyskuntien eVaka -esiselvitys on käsitelty sivistyspalveluiden työryhmässä 19.1.2023. Työryhmän yksimielinen kanta oli, että asiaa lähdetään edistämään kuntatasolla ja käyttöönottoon varaudutaan vuoden 2024 talousarvioissa.Oheismateriaaleina aiheeseen liittyvät raportit ja käyttöönoton projektisuunnitelma.

Lausunto asian ratkaisemiseksi, varhaiskasvatuksen johtaja Kaisa Ojanen:

Sivistyslautakunta päättää, että

1. Hämeenkyrön kunta on mukana eVaka käyttöönottoprojektissa
2. hankinta- ja sopimusasioita sovitaan yhdessä Tampereen ja muiden kehyskuntien kanssa.
3. eVaka käyttöönottoprojektiin varaudutaan vuoden 2024 ja 2025 talousarviossa ja mahdolliset vuoden 2023 aikana tapahtuviin kuluihin käytetään tähän varattua budjettia/lisämäärärahaa. (Investointikulut voidaan kirjata taseeseen seuraavan kolmen vuoden aikana)

Päätösehdotus

Esittelijä

Sivistyslautakunta päättää varhaiskasvatuksen johtajan lausunnon mukaisesti

Päätös

Hyväksyttiin.