Kuvaus
Kunta tilasi työsähköpyöräedun hankinnan valmistelun Tuomi Logistiikka Oy:ltä.
Tuomi Logistiikka Oy pyysi Hämeenkyrön kunnan toimeksiannosta tarjouksia työsuhdepyöräedun hankinnasta leasingpalveluna. Sopimuskauden pituus on 24 kk, jonka jälkeen sopimusta voidaan jatkaa toistaiseksi voimassa olevalla optiokaudella Tilaajan päätöksellä.
Hankintamenettelynä on hankintalain 32 §:n mukainen avoin menettely. Kyseessä on EU-kynnysarvon ylittävä palvelun hankinta. Hankinnasta lähetettiin hankintailmoitus julkaistavaksi HILMA-palvelussa 20.2.2025 ja hankinta-asiakirjat olivat saatavissa tarjouspalvelu.fi -portaalissa.
Hankintaa ei ollut jaettu osa-alueisiin, sillä se ei ollut hankinnan kohteen kannalta tarkoituksenmukaista.
Tarjouksen jättivät määräaikaan 24.3.2025 12:00 mennessä kolme (3) tarjoajaa.
- Epassi Finland Oy (Y-tunnus 3220764-7)
- Etufillari Oy (Y-tunnus 2093389-5)
- Oomi Oy (Y-tunnus 3101315-4)
Etufillari Oy jätti kaksi tarjousta (tarjous 1 ja tarjous 2).
Tarjousten tarjouspyynnönmukaisuuden tarkastaminen
Hankintalain 74 §:n mukaisesti tarjouspyyntöä tai tarjousmenettelyn ehtoja vastaamattomat tarjoukset on suljettava pois tarjouskilpailusta. Hankintayksikkö voi pyytää tarjoajaa tai ehdokasta määräajassa toimittamaan, lisäämään, selventämään tai täydentämään puutteellisia tai virheellisiä tietoja ja asiakirjoja.
Saapuneet tarjoukset olivat tarjouspyynnön mukaisia ja täyttivät tarjousmenettelyn ehdot.
Tarjousten vertailu
Päätöksenteon perusteena on kokonaistaloudellisesti edullisin hinnaltaan halvin tarjous. Kokonaistaloudellisen edullisuuden perusteena käytetään ainoastaan halvinta hintaa, koska laatu on otettu huomioon vähimmäisvaatimuksissa.
Tarjouksen vertailuhinta muodostuu laskemalla tarjouksessa ilmoitetun kolmen eri hintaisen esimerkkipyörän kokonaiskustannukset yhteen. Esimerkkipyörän kokonaiskustannus lasketaan kaavalla (100 * Sopimuskauden pituus) + (Lunastusprosentti / 100 * esimerkkipyörän hinta) + (Työnantajan hallinnointimaksu * Sopimuskauden pituus).
Vertailuhinnaltaan halvimman tarjouksen jättänyt tarjoaja valitaan sopimuskumppaniksi.
Tarjousten vertailuhinnat olivat:
- Epassi Finland Oy: 11514,50 euroa
- Etufillari Oy Tarjous 1: 11568,18 euroa
- Etufillari Oy Tarjous 2: 11419,68 euroa
- Oomi Oy: 12617,92 euroa
Edellä mainitun perusteella kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen antoi Etufillari Oy (2093389-5) Tarjouksella 2.
Tarjoajien soveltuvuuden tarkistaminen
Hankintalain 79 §:n mukaan hankintayksikkö voi avoimessa menettelyssä tarkistaa tarjousten vaatimustenmukaisuuden ja vertailla tarjoukset ennen poissulkemisperusteisiin (hankintalain 80 § ja 81 §) tai soveltuvuusvaatimuksiin kohdistuvaa tarkistamista. Hankintalain 79 §:n 2 mom. mukaan sopimusta ei voi tehdä sellaisen tarjoajan kanssa, joka olisi tullut sulkea menettelystä 80 §:n nojalla tai joka ei täytä soveltuvuusvaatimuksia.
Hankintayksikkö on tarkastanut valittavaksi esitetyn yrityksen soveltuvuuden ennen hankintapäätöstä. Valittavaksi esitetty yritys täyttää tarjouspyynnössä tarjoajien soveltuvuudelle asetetut vaatimukset. Valittavaksi esitetty yritys on ennen hankintapäätöstä toimittanut tilaajavastuulain (1233/2006) 5 §:ssä mainitut selvitykset ja todistukset. Valittavaksi esitetyn yrityksen on ennen hankintasopimuksen allekirjoitusta toimitettava rikosrekisteriote (hankintamenettelyote).
Asiakirjojen julkisuus
Hankinta-asiakirjojen julkisuutta säätelee laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999). Päätösesitys perusteluineen tulee julkiseksi päätöksenteon jälkeen. Tarjoukset ja muut hankintaa koskevat asiakirjat tulevat julkisiksi asianosaisille hankintapäätöksen tekemisen jälkeen. Yleisesti julkisiksi tarjousasiakirjat tulevat, kun hankintaa koskeva sopimus on tehty. Asiakirjoja säilytetään Tuomi Logistiikka Oy:n sähköisessä arkistossa. Asiakirjapyynnöt tulee osoittaa osoitteeseen hankintapalvelut@tuomi.fi.
Sopimukset voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua hankintapäätöksen tiedoksisaannista, sillä edellytyksellä, että hankintapäätös on saanut lainvoiman.
Henkilöstöpäällikkö Jyri Lammela esittää, että sopimus työsuhdepyöräedun hankinnasta leasingpalveluna tehdään Etufillari Oy (2093389-5) kanssa (tarjous 2). Sopimuskauden pituus on 24 kk, jonka jälkeen sopimusta voidaan jatkaa toistaiseksi voimassa olevalla optiokaudella tilaajan päätöksellä.
Hankinnan arvioitu vuosiarvo on sitoumuksetta noin 50 000 euroa.