§ 3 Päätös esisopimuksesta liittyen eVaka-tietojärjestelmän kehitystiimin hankinnan kilpailutukseen

Päätöksen peruste

Sivla 22.11.2023 § 136

Kuvaus

Hämeenkyrön kunnan varhaiskasvatuksessa on käytössä eVaka järjestelmä. Tällä hetkellä eVaka järjestelmää ylläpidetään ja kehitetään 2023 syksyllä tehdyn hankintasopimuksen mukaisella Tieran tuottamalla kehitystiimillä. Tampereen kaupunki on mukana eVaka 4 pack – yhteistyössä, jossa on tavoitteena kilpailuttaa käyttöön yksi yhteinen kehitystiimi. Tätä kautta saadaan synergiaetua mm. suuren massan tarjoaman tuotantovarmuuden kautta. Kehyskunnat on kutsuttu liittymään mukaan tähän kilpailutukseen.

Hämeenkyrön kunnan tulee tehdä päätös esisopimuksesta liittyen eVaka-tietojärjestelmän kehitystiimin hankinnan kilpailutukseen. Esisopimus koskee varhaiskasvatuksen ohjelmistoratkaisua, jossa sopijaosapuolet 1A (4packin muut jäsenet Tampere, Oulu ja Turku) ja1B (Tampereen seudun kehyskunnat), valtuuttavat Espoon toteuttamaan puolestaan eVaka2-hankinnan. Kilpailutuksen jälkeen jokainen kunta tekee oman hankintasopimuksensa, näiden sopimusten tekemisen jälkeen esisopimus raukeaa.

Perustelut:

1. Yhteistyön tarve: Tampereen kaupunki ja Tampereen kehyskunnat tekevät tiivistä yhteistyötä eVaka – järjestelmän ylläpidon ja pienkehityksen osalta. Yhteistyön kannalta toimivinta on, että koko Tampereen seudulla on yhteinen kehitystiimi. Mikäli kehyskunnat eivät lähde kilpailutukseen mukaan, Tampere käyttää jatkossa eri kehitystiimiä, joka ei ole toivottavaa yhteistyön kannalta.
2. Rahoitus: Esisopimuksessa mainittu kilpailutus on kehyskunnille ilmainen. Esisopimuksissa on erikseen sovittu kustannustenjaosta riitatilanteissa, näihin liittyen kehyskunnille on osoitettu yhteisesti maltillinen 1/9 osa kustannuksista.

Kilpailutuksen jälkeen kukin Sopijaosapuoli 1B maksaa kuntakohtaisen implementaationsa kustannukset itse kokonaan tai Tampereen Seudulla sovittavalla tavalla.

3. Kilpailutus: Espoon kaupunki valtuutetaan suorittamaan eVaka2-kilpailutus ja siihen liittyvät toimenpiteet muiden sopijaosapuolten puolesta.
4. Sopimuksen voimassaolo: Esisopimus on voimassa, kunnes se korvataan hankintasopimuksilla. Sopijaosapuolet sitoutuvat allekirjoittamaan hankintasopimukset esisopimuksen ehtojen mukaisesti.

Päätös

Päätän, että Hämeenkyrön kunta on mukana eVaka esisopimuksessa ja valtuutan Espoon kaupungin tekemään eVaka2-kilpailutuksen ja siihen liittyvät toimenpiteet Hämeenkyrön kunnan puolesta. Esisopimus allekirjoitetaan päätöksentekijän toimesta sähköisesti sen jälkeen, kun kaikki sopimuksen osapuolet ovat tehneet päätöksen liittyä mukaan esisopimukseen.