HMKDno-2024-509
Hallintosääntö § 99 asiakirjahallinnosta vastaava viranhaltija kohta 3
Kunnan päätearkisto sijaitsee vanhan kunnantalon alakerrassa (Härkikuja 7). Päätearkistossa on kunnan pysyvästi säilytettäviä asiakirjoja sekä määräajan säilytettäviä asiakirjoja. Hallintosäännön § 99:n mukaan asiakirjahallinnosta vastaava viranhaltija vastaa päätearkistosta ja pysyvästi säilytettävistä asiakirjoista. Päätearkistossa joudutaan noutamaan asiakirjoja erilaisiin tietopyyntöihin liittyen. Koska päätearkisto sijaitsee käyttökiellossa olevassa rakennuksessa, täytyy arkistoon mennä käyttäen henkilökohtaisia suojavarusteita. Suojavarusteiden käytöstä ja päätearkiston rajoitetusta käytöstä on tehty talous- ja hallintojohtajan päätös 8.4.2024 § 2 ja kunnantalon käyttökiellosta puolestaan elinympäristöjohtajan päätös 17.11.2020 § 8.
Päätearkistossa on toistaiseksi saanut käydä ainoastaan asiakirjahallinnosta vastaava viranhaltija. Päätearkistossa käymisen osalta on kuitenkin viimeaikaisten toimipaikkamuutoksien ja käytännön järjestelyiden vuoksi tarpeen tehdä muutoksia. Käytännön järjestelyiden vuoksi asiakirjahallinnosta vastaava viranhaltija voi vastaisuudessa antaa erillisen luvan päätearkistossa käymiseen palvelualueiden arkistovastaaville tietopyyntöön vastaamiseksi. Päätearkistossa käymisen suhteen tulee tällöinkin noudattaa suojavarusteiden käytöstä koskevaa ohjeistusta.
Myönnän asiakirjahallinnosta vastaavana viranhaltijana palvelualueiden arkistovastaaville käydä kunnan päätearkistossa erillistä lupaa vastaan.