HMKDno-2024-224
Hallintosääntö, hallituksen päätös 24.1.2022, päätösvallan rajoista kaudelle 2022 - 2025.
Kansallinen lainsäädäntö (Tiedonhallintalaki 906/2019) ja Kansallisarkiston määräykset edellyttävät, että arkistoitavat asiakirjat säilytetään ensisijaisesti digitaalisessa muodossa. Paperisten asiakirjojen digitoiminen parantaa aineiston käytettävyyttä. Lisäksi digitaalisessa muodossa olevat asiakirjat eivät ole alttiita fyysisten päätearkistojen haasteille, kuten vesivahingoille.
Hämeenkyrön kunta osallistui keväällä 2024 Kuntien Hankintapalvelut KuHa Oy:n järjestämään tarjouskilpailuun digitointipalveluiden hankinnasta yhdessä Kangasalan, Nokian, Oriveden ja Ylöjärven kaupunkien sekä Lempäälän, Pirkkalan ja Vesilahden kuntien kanssa. Saatujen tarjouspyyntöjen vertailuperusteena oli kokonaistaloudellinen edullisuus, joka määräytyi parhaan hinta-laatu-suhteen perusteella. Tarjouskilpailuissa parhaiten menestyi Punamusta Oy, jolta kunnat hankkivat tarvitsemansa digitointipalvelut.
Hämeenkyrön kunnan päätearkistosta digitointi aloitetaan syksyllä 2024 pysyvästi säilytettävien oppilaskorttien ja kiinteistökansioiden digitoinneista. Digitoitavien asiakirjakokonaisuuksien osalta on priorisoitu niitä asiakirjoja, joihin kohdistuu eniten tietopyyntöjä. Digitoitavaa oppilaskortti- ja kiinteistökansioaineistoa on yhteensä 10 hyllymetriä. Yhden oppilaskorttitietoja sisältävän arkistokotelon digitoiminen maksaa 95 euroa (alv 0%). Yhden kiinteistökansion digitoiminen maksaa 47,50 euroa (alv 0%). Päätearkistossa on yhteensä 46 kappaletta oppilaskorttitietoja sisältäviä arkistokoteloita ja 212 kiinteistökansiota. Digitointipalveluihin sisältyy lisäksi digitoitavan aineiston pakkaaminen ja kuljetus, 500 euroa suunta (alv 0%) ja aineiston puhdistus 100 euroa/hyllymetri (alv 0%). Lisäksi 5 hyllymetriä digitoitavasta aineistosta tuhotaan tietosuoja- ja turva huomioiden digitoinnin päätyttyä. Asiakirjojen tuhoaminen maksaa 20 euroa (alv 0%) hyllymetriltä.
Yhteensä hinta yllä mainituille digitoinneille on 16 540 euroa (alv 0). Määräraha digitoinneille on hallintopalveluiden talousarviossa vaikka nyt digitoitavat asiakirjat ovatkin muiden palvelualueiden asiakirjoja.
Hankin Hämeenkyrön kunnan päätearkiston digitointipalvelun oppilaskorttien ja kiinteistökansioiden osalta Punamusta Oy:lta. Suunnitellut digitoinnin arvioitu hinta on 16 540 euroa (alv 0%).