Kunnanhallitus, kokous 28.6.2021

Pöytäkirja on tarkastettu

§ 185 Monitoimikeskus Sillan palvelusopimuksen muutos

HMKDno-2021-373

Valmistelija

  • Ritva Asula-Myllynen, elinympäristöjohtaja, ritva.asula-myllynen@hameenkyro.fi

Kuvaus

Hämeenkyrön kunta ja Lujatalo Oy ovat allekirjoittaneet Hämeenkyrön monitoimitalo Sillan palvelusopimuksen 4.7.2014 perustuen valtuuston päätökseen 9.6.2014, jossa allekirjoitusoikeudet sopimukseen myönnettiin kunnanjohtajalle (Antero Alenius) ja tekniselle johtajalle (Satu Hyötylä).

Sopimuksen tarkoituksena on ollut sopia kohteen suunnittelusta ja rakentamisesta sekä investointijakson jälkeiseen palvelujaksoon kuuluvien palvelujen tuottamisesta. Palvelujakso eli koko sopimusajan kestävä yhteistyöaika on määritelty kohteen vastaanotosta 13 vuotta (2028 asti) plus viiden vuoden optiokausi.

Palvelukuvaukseen ei ole tehty alkuperäisen sopimuksen jälkeen muutoksia. Sopimukseen sen sijaan on tehty ensimmäinen 8.4.2016 muutossopimus (allekirjoittajina Antero Alenius ja vs. tekninen johtaja Hannu Niemelä), ja siinä on sovittu, että palvelujakso ja palvelumaksua koskeva maksuvelvollisuus alkavat 1.6.2016, mikäli urakkasopimuksen mukainen vastaanottotarkastus on suoritettu hyväksyttävästi kunnan puolelta. Urakka on hyväksytysti vastaanotettu 31.5.2016. Lisäksi on sovittu, että mikäli viiden vuoden optiokausi lunastetaan, siitä ilmoitetaan kuusi kuukautta ennen 13 vuoden palvelujakson päättymistä eli 30.11.2028 mennessä.

Sopimuksessa on määritelty palvelujakson ajaksi yhteistyöryhmä, joka on sopimuksen mukaan hanketta koskevien asioiden ylin päättävä elin. Sopimuksen mukaan edustajilla on täydet valtuudet edustaa heidät nimennyttä tahoa kaikissa hankkeeseen ja palvelusopimukseen liittyvissä asioissa. Sopimuksen mukaan edustajia voi vaihtaa sopimuskauden aikana ilmoittamalla siitä toiselle osapuolelle. Kuntaa yhteistyöryhmässä on edustanut teknisen palveluitten ja sivistyspuolen viranhaltijoita, joiden ratkaisuvalta rajataan kunnan hallintosäännössä. Hallitus on hyväksynyt alkuperäisen sopimuksen ja hyväksyy myös sopimukseen tulevat muutokset. 

Nyt on ilmennyt tarve tehdä toinen sopimusmuutos koskien palvelusopimuksen liitettä 4 ”Maksumekanismi”, ja erityisesti sen kohtaa 4 ”Energiavastuumalli”. Muutoksella selkeytetään ja vahvistetaan yhteistyöryhmässä vuosittain käsiteltävän energiavastuumallin ja siihen liittyvän maksumekanismin käytön periaatteet, tavoitteet eri kulutuslajeille, alituksen tai ylityksen prosentuaaliset osuudet ja niissä käytettävät hinnat. Yhteistyöryhmässä on jo vuonna 2017 todettu, että tavoitteet täytyy päivittää muuttuneen toiminnan ja käyttäjämäärien mukaan ja sopimusmuutos oli tarkoitus tehdä kevään 2019 aikana, mutta niitä ei ole vielä tehty. Maksumekanismi koskee vedenkulutusta sekä lämmön ja sähkön energiankulutusta. Maksumekanismin mukaan palveluntuottajalla on vastuuta energiamääristä, energian hankintavastuu ja siten hintariski on kunnalla. Sopimusmuutoksen tarpeen taustalla ovat energiavastuumallin käyttöön ja tulkintoihin liittyneet epäselvyydet, sillä tekstikirjaukset ovat osoittautuneet hieman epäselviksi, malli on ollut molemmille osapuolille uusi ja molemmissa organisaatioissa tapahtuneet henkilövaihdokset ovat aiheuttaneet palvelusopimukseen sisältyvän yhteistoimintaan oleellisia katkoksia.

Monitoimikeskuksen kulutusarvoja on seurattu alusta asti kuukausittain ja vuosi 2019 oli ensimmäinen vuosi, missä ei näy käyttöönoton ja tarvittavien säätöjen vaikutuksia. Kulutuslukujen kehityksestä on alla kooste vuosilta 2017-2020 ja niistä voidaan todeta, että rakennus toimii sille asetettujen tavoitteiden mukaisesti ja arvot ovat jopa alle alkuperäisten tavoitteiden. Elinkaarimalli toimii ja siinä on elementtejä, millä pyritään ehkäisemään korjausvelkaa ja sopimusmuutoksen jälkeen päästään keskittymään myös jatkokehittämään rakennuksesta entistä energiatehokkaampaa.

 

LÄMPÖ ( MWh )

 

SÄHKÖ ( MWh )

 

VESI (m3)

2017

2018

2019

2020

 

2017

2018

2019

2020

 

2017

2018

2019

2020

960

794

787

780

 

618

591

524

492

 

2 761

2 974

2 960

2 437

 

Ongelmalliseksi tilanteen on tehnyt se, että kunnan edustaja tilatessaan ulkopuoliselta konsultilta sopimusmuutostyötä onkin päätynyt maaliskuussa 2020 esittämään maksuvaatimuksen Lujatalolle ilman sen käsittelyä yhteistyöryhmässä tai kunnan toimielimissä. Vuoden 2021 aikana kunnan ja Lujatalon välisissä tilannetta selvittävissä neuvotteluissa on tultu siihen johtopäätökseen, että menettely on ollut yksipuolisena vastoin kumppanuussopimuksen henkeä, tarkoitusta ja periaatteita ja että siinä esitetyt luvut eivät ole perustuneet yhdessä käsiteltyyn ja tulkittuun laskentametodiikkaan ja mittausdataan toteutuneista energiajakeista sekä maksuvaatimuksen juridinen luonne on kyseenalainen suhteessa sen esittäjän ratkaisuvaltaan. Käytetty konsultti ei myöskään ole ollut palvelusopimuksen mukainen puolueeton, yhdessä valittu erimielisyyksiä ratkaiseva asiantuntija. Vaatimuksessa on käytetty lukuja, jotka ovat oletuksia yleisten rakennusmassojen perusteella, eikä todellisia kulutukseen perustuvia sekä niistä puuttuivat keittiön ja liikuntasalin kulutusluvut eli ne eivät noudattaneet sopimuksen mukaista hinnoittelupykälää. Näin ollen maksuvaatimukselle ei ole perusteita ja se tullaan kesän jälkeen käsittelemään yhteistyöryhmässä.

Vuoden 2021 aikana kunnan ja Lujatalon välisissä neuvotteluissa on tullut esiin, että myös Lujatalolla olisi edeltävien vuosien ajalta saatavia kunnalta liittyen kyseiseen energiavastuumalliin. Tähän liittyvät samat perusteet epäselvyyksineen sekä erityisesti se, että vuosi 2020 oli koronapandemian vuoksi poikkeuksellinen kohteen käytön ja veden- ja energiankulutuksen osalta.

Sopimusosapuolina kunta ja Lujatalo ovat neuvotelleet keskenään molemmille sopivan ratkaisun, jossa kummallakaan ei esitetä olevan maksuvaatimuksia toistaan kohtaan vuosilta 2016-2020. On lähdetty siitä periaatteesta ja yhteisenä käsityksenä, että ratkaisu on löydettävä nykyiseen sopimukseen nojaten ja sitä tulee ainoastaan päivittää keskeisiltä osin, jotta vuodesta 2021 eteenpäin mekanismi on selkeämpi. Energiavastuumallista luopumista ei esitetä, sillä sen avulla voidaan johtaa edelleen kiinteistön hallintaa. Tilaajan eli kunnan on todettu saaneen energiatehokkuudeltaan sovitun tasoisen kohteen, joka toimii käynnistysvaiheen jälkeen, kuten on tavoiteltu. Syksyllä käynnistyvien talousarviokeskustelujen osana tarkistetaan kohteen PTS ja siihen liittyvät tarpeet käsitellään myöhemmin erikseen.

Mahdolliset tasausmaksut ja niiden perusteet tullaan jatkossa käsittelemään yhteistyöryhmän vuoden ensimmäisessä kokouksessa sopimusmuutoksessa olevin yhteisesti sovituin lähtötiedoin. Lisäksi tullaan kiinnittämään huomiota yhteistyöryhmän asiakirjahallintoon, jotta työryhmän rooli ja toimivaltuudet pysyvät selvillä ja sovitut asiat kirjattuna aukottomasti asianmukaisesti.

Palvelusopimusta voidaan muuttaa vain yksimielisesti osapuolten välisellä kirjallisella muutossopimuksella, joka on kummankin osapuolen valtuuttaman edustajan allekirjoittama. Päivitetty malli vastaa tarkennettuna entistä selvemmin samaa elinkaarimallin sopimusrakennetta, mikä on lähes kaikissa maan elinkaarimalleissa. Se, mikä muuttui tarjouspyyntövaiheesta, on sopimuksen kattavuus, kun mukana ovat nyt keittiön ja liikuntasalin seuranta sekä käyttöveden lämpötila eli vastuumalli on hiukan laajentunut. Seuraavat keskeiset sisällöt esitetään liitteenä olevassa muutossopimuksessa:

  • Kulutuslajeittain vahvistetaan vuotuiset tavoitteet yhteistyöryhmässä 5.2.2019 hyväksytyn mukaisesti valaistussähkölle, käyttäjäsähkölle, kiinteistösähkölle, kaukolämmölle sekä käyttövedelle.
  • Kerrataan alituksen/ylityksen prosentuaaliset osuudet palveluntuottajan ja tilaajan kesken.
  • Asetetaan alituksessa/ylityksessä käytettävät hinnat vuosittain kunakin vuonna toteutuneen keskihinnan mukaisesti
  • Todetaan, että kummallakaan osapuolella ei ole taloudellisia vaateita energiavastuun osalta ennen 1.1.2021


Muutossopimus on pykälän liitteenä.

Päätösehdotus

Esittelijä

  • Antero Alenius, kunnanjohtaja, antero.alenius@hameenkyro.fi

Hallitus

  1. hyväksyy liitteenä olevan muutetun sopimuksen
  2. oikeuttaa kunnanjohtajan tekemään sopimukseen teknisluonteisia korjauksia
  3. toteaa sopimuksen vastuuhenkilön olevan elinympäristöjohtaja Ritva Asula-Myllysen

Päätös

Hyväksyttiin. 

Tiedoksi

kunnanjohtaja Alenius, elinympäristöjohtaja Asula-Myllynen, tekninen lautakunta

Muutoksenhaku

Tähän päätökseen tyytymätön voi tehdä kirjallisen oikaisuvaatimuksen. Päätökseen ei saa hakea muutosta valittamalla tuomioistuimeen.

Oikaisuvaatimusoikeus
Oikaisuvaatimuksen saa tehdä:
-    se, johon päätös on kohdistettu tai jonka oikeuteen, velvollisuuteen tai etuun päätös välittömästi vaikuttaa (asianosainen), sekä
-    kunnan jäsen

Oikaisuvaatimusaika
Oikaisuvaatimus on tehtävä 14 päivän kuluessa päätöksen tiedoksisaannista.
Oikaisuvaatimus on toimitettava Hämeenkyrön kunnan kirjaamoon määräajan viimeisenä päivänä ennen kirjaamon aukioloajan päättymistä, kello 15.00 mennessä.

Kunnan jäsenen ja kuntalain 137 §:n 2 momentissa tarkoitetun kunnan katsotaan saaneen päätöksestä tiedon seitsemän päivän kuluttua siitä, kun pöytäkirja on nähtävänä yleisessä tietoverkossa. Asianosaisen katsotaan saaneen päätöksestä tiedon, jollei muuta näytetä, 7 päivän kuluttua kirjeen lähettämisestä, 3 päivän kuluttua sähköpostin lähettämisestä, saantitodistuksen osoittamana aikana tai erilliseen tiedoksisaantitodistukseen merkittynä aikana.

Tiedoksisaantipäivää ei lueta oikaisuvaatimusaikaan. Jos oikaisuvaatimusajan viimeinen päivä on pyhäpäivä, itsenäisyyspäivä, vapunpäivä, joulu- tai juhannusaatto tai arkilauantai, saa oikaisuvaatimuksen tehdä ensimmäisenä arkipäivänä sen jälkeen.

Oikaisuvaatimuksen muoto ja sisältö
Oikaisuvaatimus on tehtävä kirjallisesti. Myös sähköinen asiakirja täyttää vaatimuksen kirjallisesta muodosta.
Oikaisuvaatimuksesta on käytävä ilmi vaatimus perusteineen ja se on tekijän allekirjoitettava.

Oikaisuvaatimuksessa on lisäksi ilmoitettava tekijän nimi, kotikunta, postiosoite ja puhelinnumero. Jos oikaisuvaatimuspäätös voidaan antaa tiedoksi sähköisenä viestinä, yhteystietona pyydetään ilmoittamaan myös sähköpostiosoite.

Oikaisuvaatimusviranomainen
Viranomainen, jolle oikaisuvaatimus tehdään, on Hämeenkyrön  kunnan kunnanhallitus.

Postiosoite:  Härkikuja 7, 39100 Hämeenkyrö
Sähköpostiosoite: kirjaamo@hameenkyro.fi
Puhelinnumero:  03 - 565 23000          

Pöytäkirja
Päätöstä koskevia pöytäkirjan otteita ja liitteitä voi pyytää Hämeenkyrön kunnan kirjaamosta kirjaamon aukioloaikana ma-pe klo 9.00 - 15.00.
Hämeenkyrön kunta
Härkikuja 7, 39100 Hämeenkyrö
kirjaamo@hameenkyro.fi
Puhelin: (03) 565 23000